Resume Kuliah Tamu MPTI

Project Management In Construction

Narasumber : Tri Joko Wahyu Adi, PhD.

Project Management In Construction atau lebih dikenal dengan Manajemen Proyek Konstruksi / Bangunan memiliki prinsip yang sama dengan Manajaemen Proyek Teknologi Informasi. secara garis besar kedua hal diatas sama-sama memiliki proyek. Namun yang membuat kedua hal tersebut berbeda tentunya tipe dari proyek masing-masing. Manajemen proyek kontruksi lebih kepada bagaimana memanage sebuah proyek konstruksi bangunan sedangkan management proyek teknologi informasi lebih kepada bagaimana memanage sebuah proyek IT. Berbicara tentang proyek maka kita tidak akan lepas dengan "apa sih proyek itu?". Disini narasumber menjelaskan tentang arti atau definisi sebuah proyek.

Proyek adalah kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas dengan dengan alokasi sumber daya(man, machine, material, money) tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasaranya telah ditetapkan secara jelas. (Soeharto.I, 1999).

Dan menurut beliau sendiri, sebuah proyek tidak hanya sekedar produk tapi bisa juga berbentuk jasa. Dalam menangani sebuah proyek sendiri, ada 3 hal penting yang harus diketahui yakni 3 constraint triangle proyek :

• Quality
• Time 
• Cost 

Ketiga elemen ini membentuk bangunan segitiga sama sisi yang memiliki keterikatan atau hubungan satu sama lain. makna dari segitiga sama sisi sendiri adalah kontribusi masing-masing elemen diatas sama-sama besar. Filosofi dari segitiga sama sisi sendiri yakni ketika ada satu elemen berada di puncak segitiga, maka dua elemen yang lain berada di bawah sebagai penopang/pembantu(kalau narasumber bilang istilah jawanya 'ngalah').

Seorang project manajer harus mampu menyeimbangkan beberapa faktor dibawah ini dalam memanage sebuah proyek, yakni :

• Scope
• Resource
• Budget
• Schedule
• Quality

Dimana masing-masing faktor diatas memiliki RISK atau resiko yang berbeda-beda.  

Berikut akan saya jelaskan PMBOK dan 9 area keilmuan manajemen proyek.

PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) adalah keseimbangan knowledge dalam memanage sebuah proyek. Dimana keseimbangan knowledge disini adalah berbentuk teknis dan socio cultural aspect. Untuk 9 area keilmuan manajemen proyek sendiri masih di cluster ke 3 bagian yakni :

• Frame : project integration management
• Core : project scope management, project time management, project cost management,project quality management.
• Support : risk management, procurement management, communication management, human resource management.

Dari ke 9 area keilmuan diatas project scope management merupakan yang paling penting. Kenapa? Karena dengan scope management ini  kita jadi tahu mana yang masuk pekerjaan kita dan mana yang bukan. Dengan kata lain scope management ini bisa menentukan lingkup pekerjaan kita. Scope management sendiri memiliki 5 tahap yakni :

• Scope planning : anda minta dibuatkan proyek seperti apa, semua direncanakan di tahap ini
• Scope definition : kemudian di tahap ini scope didefinisikan secara jelas.
• Create WBS : kemudian membuat WBS (work breakdown structure)
• Scope verification : setelah di breakdown, kita Tanya kepada owner apakah proyek yang dibuat sudah seperti apa yang kita inginkan.
• Scope control : dipakai apabila di tengah-tengah pengerjaan proyek ada variation order.

Time management (manajemen waktu) memiliki 5 tahap juga yakni :

• Activity definition : mendefinisikan apa yang akan kita schedulkan.
• Activity sequencing : kemudian mengerjakan urutan pengerjaan proyek
• Resource estimating : sumber daya apa yang dibutuhkan untuk mengerjakan proyek.
• Duration estimating : menentukan durasi penyelesaian proyek.
• Schedule development & control : melakukan pengawasan dan penambahan schedule jika diperlukan.

Cost management (manajemen harga/pendanaan proyek) memiliki 3 tahap yakni :

• Cost estimating : estimasi biaya proyek. Estimasi biaya proyek memiliki 3 jenis yakni : estimasi kasar oleh pemilik proyek, estimasi pendahuluan, estimasi detail. Pendanaan proyek bisa berasal dari sumber pendanaan proyek, dana pemerintah, dana swasta, kerjasama pemerintah dan swasta ( public private partnership) contohnya adalah pryek mall dan sejenisnya.
• Cost Budgeting : Penyediaan Biaya Proyek.
• Cost Control : Pengawasan Biaya Proyek.

Quality management (manajemen kualitas proyek) memiliki 3 tahap juga yakni :

• Quality planning : berupa perencanaan kualitas proyek (time, cost, product).
• Quality assurance : berupa jaminan kualitas proyek.
• Quality control : berupa hasil akhir proyek. Apakah hasilnya bagus atau tidak.

Human resource management (manajemen sumber daya) lebih kepada pengelolaan resource proyek.

Communication management (manajemen komunikasi) lebih kepada pentingnya komunikasi antar stakeholder yang terkait dengan proyek ini.

Risk management (management resiko) memiliki 4 tahap yakni :

• Risk identification : berupa identifikasi resiko ( membayangkan apa yang akan terjadi dalam proses pengerjaan proyek).
• Risk analysis : berupa analisa resiko.
• Risk response : respon resiko ada 2 risk style dan risk respond
• Risk style : risk lover, risk neutral, risk avers
• Risk respond : avoid(menghindar), reduction(mengurangi), transfer(mentransfer),  acceptance(pasrah).

Procurement management (manajemen pengadaan proyek) memiliki 2 tahap yakni :

• Select seller (memilih penjual)
• Contract administrative, dibagi menjadi 2 : proyek local : dikerjakan oleh kontraktor local, dari dana swasta/ pemerintah. Proyek internasional : kontraktor dari luar negeri, dana merupakan dana hibah / bantuan dari luar negeri.

Tugas 2 MPTI : Package Implementation Projects dan Consultancy and Business Analysis Assignments

Oleh Lutfi Cahyo Bintoro, NRP 5210100131 dan Burhanuddin Hanantyo, NRP 5210100076

 Package Implementation Projects

Package implementation projects adalah suatu kegiatan atau proyek yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu, dengan alokasi sumberdaya yang terbatas dan dimaksudkan untuk melaksanakan suatu tugas berupa implementasi paket proyek. Paket proyek disini berupa paket software yang dibeli, di instal, dan dikonfigurasi layaknya kita membeli satu set laptop beserta driver dan software-softwarenya.

Tantangan package implementation projects dibagi menjadi 4 scope :

Untuk customer, kesulitan memilih paket software yang benar pada saat pembelian produk merupakan sebuah tantangan. Kebanyakan customer tidak tahu menahu tentang kebutuhan software yang harus mereka instal pada laptop mereka. Yang penting di laptop mereka sudah terinstal banyak software yang notabene bukan software sesuai kebutuhan mereka.

Untuk supplier, penyesuaian terhadap software apa yang diinginkan customer adalah sebuah tantangan. Memadukan paket software yang ada dengan apa yang diinginkan customer terkadang menjadi kendala yang berarti untuk supplier. Kebanyakan paket software yang ada tidak sespesifik sesuai keinginan customer. Sehingga mau tidak mau customer merasa dirugikan dan kecewa karena harus menggunakan system(software) baru bukan software sesuai keinginan mereka.

Untuk customer dan supplier, kendala ada di pengintegrasian paket software baru dengan sistem(software) lain yang telah ada. Butuh waktu dan analisa untuk mendapatkan requirement baru terhadap software yang baru dengan software yang ada.

Untuk manager, tantangan ada di pengelolaan seri dari sub project-paket kustomisasi dan tailoring, memastikan apakah supplier benar-benar memproteksi software yang dibuat terhadap berbagai klaim atas software tersebut. Dan juga menjaga atau mempertahankan pembeli dan pengguna dari paket software tersebut.

Contoh study kasus dari package implementation projects, terdapat seorang pelanggan yang ingin dibuatkan sebuah software sesuai keinginan dia. Dari pihak perusahaan software sendiri membuatkan requirement-requiremen yang dibutuhkan sesuai keinginan customer. Namun, software tidak langsung dibuat baru melainkan memakai software yang ada dan kemudian diintegrasikan sesuai kebutuhan customer.

Untuk memanage proyek TI diatas tentunya harus ada pengintegrasian antara komponen paket software yang ada dengan software sesuai kebutuhan customer. Sehingga nantinya pihak customer puas, dan pihak perusahaan software mendapat keuntungan.

Sumber: 

Project Management for Information Systems 5th Edition by Cadle and Yeates (halaman 3 – 11)

 

Consultancy and Business Analysis Assignments

Pengertian dari Consultancy and Business analysis assignments adalah sebuah tipe project IT yang pengembangannya atau manajer proyeknya melakukan penggalian data terhadap kliennya seperti halnya seorang consultan dan analis system. Mereka melkukan invertigasi dari isu-isu bisnis yang sedang dihadapi kliennya dan pada akhirnya akan mengusulkan penyelesaian masalnya menggunakan sebuah teknologi informsi. Meraka (manajer project) harus juga bisa mengumpulkan informasi dari sudut pandang klienyya meskipun sangat sulit dan membingungkan.

Tantangan
Dalam project seperti ini, tantangan yang biasanya di hadapi oleh project managernya :

1. Proejct manager harus mampu melihat atau membayanagkan bagaimana software tersebut saat jadi nanti, senatural mungkin, harus mampu memperkirakan kesulitan yang akan dihadapi, meencanakan dan mengontrol bagaimana project tersebut akan dijalankan. Sehingga pekerjaan projectmanajer lebih dari sekedar seorang consultan dan analysis. Hal ini disebabkan karena kebutuhan dari kostumernya mungkin merupakan dari kebutuhan end costumer yang belum begitu paham dengan permasalahan yangh mereka hadapai atau menentukan solusi yang cocok.
2. Project manajer harus mampu memberikan pengertian terhadapap kostumer bahwa project yang dia kerjakan membutuhkan biaya dan waktu yang fleksible, karena batasan permasalahn yang dihadapi belum begitu jelas.
3. Seorang project manager harus mampu menentukan batasan dari system yang akan dibuat, karena project yang dibuat hanya berdasarkan investigasi terhadap kostumer dimana ostumer tersebut juga belum terlalu paham dengan permasalahan yang dihadapinya.

Bagaiamana Manajer Proyek Memenage Proyek IT tersebut
Bila dilihat dari proses bisnis yang terjadi, dimana costumer belum begitu paham mengenai kebutuhan apa saja yang sebernarnya dibutuhkannya, sehingga untuk mengcover ketidakjelasan kebutuhan costumer tersebut manager proyek bisa menggunakan metode prototyping. Karena metode prototyping dapat memberi gambaran sementara berupa aplikasi jadi terhadap costumer akan system yang diharapkan. Costumer tidak hanya membanyangkan saja dan costumer bisa ikat berkolaborasi dalam proyek tersebut.

Question :

What are the principal difficulties facing the manager of a consultancy or business analysis assignment? How could these be overcome?

Answer :

Kesulitan utama yang dihadapi oleh seorang manager dalam proyek ini adalah manager akan kesulitan menentukan requirement yang diharapkan oleh kostumer, diarenakan dari pihak kostumer belum mampu menjelaskan kebutuhan yang sebenarnya dibutuhkan karena kostumer adalah orang yang awam dalam teknologi informasi. Untuk mengatasi masalah ini seorang manager bisa menerapkan metode prototyping dalam pengembangan aplikasi yang diinginkan oleh kostumer, sehingga kostumer bisa memiliki gambaran yang jelas mengenai system yang diharapkannya. Namun harus ada pembatasan pembuatan prototyping system, agar tdak pengembangannya dapat dicontrol.

Referensi :
Project Management for Information Systems 5th Edition by Cadle and Yeates (halaman 3 – 11)

Tugas 1 Manajemen Proyek Teknologi Informasi

Resume, Perbedaan, serta Contoh Proyek TI & Non-TI

Mind maps Perbedaan Proyek TI & Non-TI

Proyek TI dan Non TI

Baiklah, sebelum bicara banyak mengenai Proyek TI dan Non TI, tentunya kita harus tahu dulu definisi proyek sendiri. Ada banyak definisi proyek yang saya kutip dari berbagai sumber, yakni :

Proyek adalah sebuah usaha keras yang bersifat temporary untuk membuat produk, jasa atau hasil yang unik. (Kathy Schwalbe). 

Proyek: beberapa rangkaian aktifitas dan pekerjaan yang
Memiliki tujuan spesifik yang harus diselesaikan dalam batas-batas spesifikasi yang sudah ditentukan
Memiliki ketentuan tanggal mulai dan tanggal berakhirnya
Memiliki keterbatasan pembiayaan
Menggunakan sumberdaya (seperti uang, orang, peralatan dll)

(Harold Kerzner).

Proyek adalah usaha temporer untuk membangun produk atau layanan unik. Proyek biasanya memiliki batasan dan risiko terkait dengan biaya, jadwal, atau kinerja hasil. ( James R. Chapman(1997).

Proyek adalah sekumpulan kegiatan unik yang saling terkoordinasi, dengan titik awal dan akhir yang ditetapkan, dilaksanakan oleh individu atau tim untuk mencapai tujuan tertentu dengan parameter jadwal, biaya dan kinerja seperti yang dinyatakan di business case. (Office Government Commerce,”Project Management,”) 

Proyek adalah sekumpulan usaha dari beberapa stakeholder yang terlibat yang saling bekerja sama untuk mencapai goal tertentu. Goal dari dari sekumpulan usaha ini tentunya adalah sebuah produk(Burhan.2012).

Bicara tentang proyek, maka kita tidak bisa dipisahkan dengan yang namanya proyek TI. Karena secara tidak langsung kita sebagai orang TI kita akan dihadapkan dengan proyek ini. Proyek tidak hanya proyek TI saja melainkan ada proyek-proyek lain yang notabene bisa disebut dengan proyek Non-TI. Yang artinya proyek ini masih belum menerapkan TI dalam proses bisnisnya. Perbedaan mendasar inilah yang membedakan proyek TI dengan Non-TI. Berikut saya jabarkan apa saja perbedaan antara proyek TI dan Non-TI :

PROYEK TI	PROYEK NON TI
Lebih kepada pemenuhan kebutuhan strategis pemerintahan	Masih belum menggunakan solusi berbasis TIK dalam pemenuhan kebutuhanya
Memiliki dukungan kepemilikan	Belum menggunakan proses dan metodologi yang didukung oleh TI
Memiliki tanggal mulai dan tanggal berakhir yang spesifik	Project tidak terintegrasi dengan fungsi bisnis yang terjadi
Ruang lingkup yang terdefinisi dan terdokumentasi	Stakeholder yang terlibat lebih sedikit, namun lebih mudah teridentifikasi
Memiliki anggaran yang terbatas	Resiko : pengelolaan buruk, tapi dampak negatifnya sedikit
Hasil akhir yang spesifik	System pendanaan dan penjadwalan proyek sangat bagus
Memiliki batasan kualitas	System kerja (staffing) full time
Menggunakan solusi berbasis TIK
Menggunakan proses dan metodologi yang didukung oleh TI

Jadi,  memang sudah jelas bahwa perbedaan mendasar dari proyek TI dan proyek Non-TI adalah keterlibatan teknologi informasi (IT) dalam setiap proses bisnis yang dijalankan di masing-masing proyek disamping juga resiko-resiko, scope dan project structure yang dimiliki masing-masing proyek.

Referensi :
Pdf  Teori dan praktik manajemen proyek TIK (modul 7)
Slide ppt materi pertemuan 1 kelas MPTI C

CONTOH PROYEK TI DI DUNIA

Proyek Jaringan Pemerintah Daerah di Brasil: Piraí Digital Project Proyek jaringan pemerintah daerah diawali dari prinsip ―penyampaian layanan yang disesuaikan dengan kebutuhan daerah dan pengintegrasian TIK dengan kegiatan pembangunan sosial dan ekonomi yang lebih luas.‖ Pirai adalah daerah pedalaman di negara bagian Rio de Janeiro, Brasil. Disana terdapat sekitar 25.000 penduduk. Di akhir 1990-an Pirai Digital Project dimulai dengan sedikit bantuan dari Pemerintah Federal untuk memodernisasi kantor pajak daerah. Targetnya adalah untuk memperbaiki fasilitas telekomunikasi, yang pada saat itu hanya menggunakan dua saluran telepon dan dua komputer, ke jaringan IP hybrid fixed-wireless untuk menghubungkan kantor-kantor pemerintah. Namun ketika disadari bahwa konektivitas broadband dapat diperluas ke area yang lebih besar dengan hanya sedikit tambahan biaya, komite masyarakat yang meliputi otoritas pemerintah daerah dan perwakilan dari organisasi kemasyarakatan serta sektor swasta berkumpul untuk menyusun rencana memperluas jaringan nirkabel ke sebagian besar daerah Pirai sebagai bagian dari rencana yang lebih luas untuk melakukan diversifikasi ekonomi lokal dan menarik investasi baru. Ini diperlukan mengingat perusahaan listrik negara, yang merupakan pemberi kerja lokal terbesar, telah diprivatisasi dan mem-PHK-kan banyak pegawai. Proyek ini fokus pada empat bidang: e-government; pendidikan, termasuk pendidikan jarak jauh bekerja sama dengan konsorsium perguruan tinggi negeri), public access point, termasuk pelatihan bekerja sama dengan berbagai LSM, dan adopsi UKM.

Biaya proyek ini mencapai 33.600 USD, atau sekitar 2.800 USD per desa. Perguruan tinggi, LSM, dan perusahaan swasta berkontribusi dengan peralatan, pengembangan aplikasi, dan tenaga ahli dalam penerapan dan operasi jaringan daerah. Saat ini, jaringan ini telah memiliki lebih dari 50 titik broadband menghubungkan seluruh kantor pemerintah daerah dan sebagian besar sekolah dan perpustakaan umum. Jumlah public access point terus meningkat, dan sebuah perusahaan swasta dengan kepemilikan mayoritas daerah telah dibentuk untuk mengkomersialisasikan layanan ke kalangan bisnis dan rumah tangga Suksesnya proyek Pirai dikarenakan beberapa faktor berikut:  Kurangnya subsidi publik (diluar bantuan untuk memodernisasi kantor pajak) memaksa para pimpinan daerah untuk mencari sumber daya melalui kerja sama dengan berbagai pihak baik dari sektor swasta dan masyarakat sipil. Bantuan yang diterima berupa kombinasi dari in-kind contribution, kemitraan, dan anggaran kota yang terbatas. Penggunaan teknologi hemat biaya pada lapisan transpor (yaitu WLAN) dan lapisan terminal (yaitu FOSS) sangat menurunkan biaya di depan, memungkinkan Pirai untuk menyediakan layanan broadband dimana operator kabel tradisional dan DSL tidak dapat menjustifikasi investasi tersebut.  Kepemimpinan daerah, tata kelola yang baik, serta modal sosial yang kuat memungkinkan manajemen dan perencanaan proyek secara kolektif, berkontribusi terhadap layanan yang lebih baik sesuai kebutuhan daerah. Sumber: Diadaptasi dari Hernan Galperin dan Bruce Girard, ―Microtelcos in Latin America and the Carribean,‖ dalam Digital Poverty: Latin American and Caribbean Perspectives, ed. Hernan Galperin and Judith Mariscal (Warwickshire: Intermediate Technology Publications and Ottawa: International Development Research Centre, 2007), 105-107. Proyek Pirai Digital memperlihatkan bahwa komponen terpenting dari proyek bukanlah        pemasangan sistem TI tetapi penyampaiannya ke pengguna dan perluasannya untuk berhubungan dengan sistem lainnya. Tahapan manajemen proyek TIKP meliputi: Perencanaan, Implementasi, Pengawasan, dan Evaluasi. Beberapa istilah lain seringkali digunakan untuk merujuk kepada fase-fase tersebut, seperti berikut: Pemrograman – Inisiasi proyek, Envisioning Perencanaan – Perancangan dan Perencanaan dan Pengarahan Proyek Implementasi – Eksekusi Pengawasan – (Mid-term) Review, Kontrol Evaluasi – Tinjauan Akhir atau Tinjauan Eksternal Penutupan Proyek (merujuk pada akhir administratif proyek) – Cut-over to Operations.

Otomasi Back office: Meningkatkan Efisiensi dan Penyampaian Layanan Mengotomasi proses-proses pemerintah akan cukup menantang bagi negara berkembang dimana sebagian besar memiliki birokrasi yang tidak efisien, korup dan bobrok. Pada kasus demikian, pengembangan sistem elektronik tidak hanya terkait masalah teknologi informasi, tapi juga mencakup perlunya kajian kebutuhan dan rekayasa ulang administrasi pemerintahan, penyimpanan catatan, dan manajemen pengetahuan. Proses ini menentukan sukses-tidaknya proyek e-government. Meskipun demikian, pemerintah nasional dan daerah di negara-negara seperti India, Filipina, Chile, dan Brasil telah mengimplementasikan otomasi proses pengadaan, administrasi pajak, dan sistem pemerintah lainnya dengan komprehensif. Jenis reformasi seperti ini meningkatkan akuntabilitas, transparansi, dan kepercayaan terhadap kemampuan pemerintah untuk menyampaikan layanan kepada masyarakat. Pemerintah Karnataka, India telah mengembangkan sistem pendataan lahan Bhoomi yang banyak dipuji. Dengan menggunakan teknologi identifikasi biometrik, scanning dokumen, dan kios informasi yang tersebar, sistem ini telah mengotomasi 20 juta surat tanah sejak penggunaannya di tahun 1998. Selain itu, negara bagian Bihar telah mengimplementasikan sistem perpajakan Sales Tax Administration Management Information Network Aided (STAMINA) yang memperbaiki penerimaan pajak penjualan dan membantu mencegah penghindaran pajak. Diimplementasikan secara bertahap, sistem ini telah meningkatkan pendapatan pajak negara bagian sejak 2001. Di Filipina, telah diimplementasikan sistem pengadaan elektronik yang memungkinkan pendaftaran pemasok dan lembaga pemerintah secara online, konfirmasi harga dan katalogisasi penawaran, serta pengajuan tawaran kontrak. Di portal web pemerintah juga tersedia situs web e-Trade Biro Bea Cukai, yang menyediakan jaringan logistik elektronik 24 jam untuk industri kargo negara. Proyek yang dilakuan oleh Kepolisian Nasional mendukung penggunaan SMS untuk memfasilitasi situasi darurat, pendataan keluhan, dan pengawasan korupsi oleh polisi dan lembaga publik lainnya. Di Chile, situs web Chile Compra menyediakan lembaga publik sebuah lokasi online tunggal untuk mengaksses informasi barang dan jasa. Situs ini memiliki fasilitas pengumuman kebutuhan pemerintah saat ini, pendaftaran online bagi perusahaan swasta yang ingin melakukan bisnis dengan pemerintah, serta informasi tentang pedoman dan peraturan pengadaan. Sebagai tambahan, tersedia forum diskusi online yang memungkinkan penyedia dengan lembaga pemerintah untuk mempelajari lebih jauh praktik terbaik, kontrak, serta berita dan informasi pengadaan lainnya. Sumber: Disadur dari John Paul, Robert Katz dan Sean Gallagher, Lessons from the Field. An Overview of the Current Uses of Information and Technologies for Development (World Resources Institute, 2004), 33. Proyek-proyek yang disebutkan di atas telah membawa perubahan yang signifikan dalam sistem dan proses pemerintah, memperbaiki penyampaian layanan di dalam maupun antar lembaga, penyampaian layanan ke sektor bisnis, serta penyampaian layanan kepada masyarakat. (brhn, 2012).