Tugas 2 MPTI : Package Implementation Projects dan Consultancy and Business Analysis Assignments

Oleh Lutfi Cahyo Bintoro, NRP 5210100131 dan Burhanuddin Hanantyo, NRP 5210100076

 Package Implementation Projects

Package implementation projects adalah suatu kegiatan atau proyek yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu, dengan alokasi sumberdaya yang terbatas dan dimaksudkan untuk melaksanakan suatu tugas berupa implementasi paket proyek. Paket proyek disini berupa paket software yang dibeli, di instal, dan dikonfigurasi layaknya kita membeli satu set laptop beserta driver dan software-softwarenya.

Tantangan package implementation projects dibagi menjadi 4 scope :

Untuk customer, kesulitan memilih paket software yang benar pada saat pembelian produk merupakan sebuah tantangan. Kebanyakan customer tidak tahu menahu tentang kebutuhan software yang harus mereka instal pada laptop mereka. Yang penting di laptop mereka sudah terinstal banyak software yang notabene bukan software sesuai kebutuhan mereka.

Untuk supplier, penyesuaian terhadap software apa yang diinginkan customer adalah sebuah tantangan. Memadukan paket software yang ada dengan apa yang diinginkan customer terkadang menjadi kendala yang berarti untuk supplier. Kebanyakan paket software yang ada tidak sespesifik sesuai keinginan customer. Sehingga mau tidak mau customer merasa dirugikan dan kecewa karena harus menggunakan system(software) baru bukan software sesuai keinginan mereka.

Untuk customer dan supplier, kendala ada di pengintegrasian paket software baru dengan sistem(software) lain yang telah ada. Butuh waktu dan analisa untuk mendapatkan requirement baru terhadap software yang baru dengan software yang ada.

Untuk manager, tantangan ada di pengelolaan seri dari sub project-paket kustomisasi dan tailoring, memastikan apakah supplier benar-benar memproteksi software yang dibuat terhadap berbagai klaim atas software tersebut. Dan juga menjaga atau mempertahankan pembeli dan pengguna dari paket software tersebut.

Contoh study kasus dari package implementation projects, terdapat seorang pelanggan yang ingin dibuatkan sebuah software sesuai keinginan dia. Dari pihak perusahaan software sendiri membuatkan requirement-requiremen yang dibutuhkan sesuai keinginan customer. Namun, software tidak langsung dibuat baru melainkan memakai software yang ada dan kemudian diintegrasikan sesuai kebutuhan customer.

Untuk memanage proyek TI diatas tentunya harus ada pengintegrasian antara komponen paket software yang ada dengan software sesuai kebutuhan customer. Sehingga nantinya pihak customer puas, dan pihak perusahaan software mendapat keuntungan.

Sumber: 

Project Management for Information Systems 5th Edition by Cadle and Yeates (halaman 3 – 11)

 

Consultancy and Business Analysis Assignments

Pengertian dari Consultancy and Business analysis assignments adalah sebuah tipe project IT yang pengembangannya atau manajer proyeknya melakukan penggalian data terhadap kliennya seperti halnya seorang consultan dan analis system. Mereka melkukan invertigasi dari isu-isu bisnis yang sedang dihadapi kliennya dan pada akhirnya akan mengusulkan penyelesaian masalnya menggunakan sebuah teknologi informsi. Meraka (manajer project) harus juga bisa mengumpulkan informasi dari sudut pandang klienyya meskipun sangat sulit dan membingungkan.

Tantangan
Dalam project seperti ini, tantangan yang biasanya di hadapi oleh project managernya :

1. Proejct manager harus mampu melihat atau membayanagkan bagaimana software tersebut saat jadi nanti, senatural mungkin, harus mampu memperkirakan kesulitan yang akan dihadapi, meencanakan dan mengontrol bagaimana project tersebut akan dijalankan. Sehingga pekerjaan projectmanajer lebih dari sekedar seorang consultan dan analysis. Hal ini disebabkan karena kebutuhan dari kostumernya mungkin merupakan dari kebutuhan end costumer yang belum begitu paham dengan permasalahan yangh mereka hadapai atau menentukan solusi yang cocok.
2. Project manajer harus mampu memberikan pengertian terhadapap kostumer bahwa project yang dia kerjakan membutuhkan biaya dan waktu yang fleksible, karena batasan permasalahn yang dihadapi belum begitu jelas.
3. Seorang project manager harus mampu menentukan batasan dari system yang akan dibuat, karena project yang dibuat hanya berdasarkan investigasi terhadap kostumer dimana ostumer tersebut juga belum terlalu paham dengan permasalahan yang dihadapinya.

Bagaiamana Manajer Proyek Memenage Proyek IT tersebut
Bila dilihat dari proses bisnis yang terjadi, dimana costumer belum begitu paham mengenai kebutuhan apa saja yang sebernarnya dibutuhkannya, sehingga untuk mengcover ketidakjelasan kebutuhan costumer tersebut manager proyek bisa menggunakan metode prototyping. Karena metode prototyping dapat memberi gambaran sementara berupa aplikasi jadi terhadap costumer akan system yang diharapkan. Costumer tidak hanya membanyangkan saja dan costumer bisa ikat berkolaborasi dalam proyek tersebut.

Question :

What are the principal difficulties facing the manager of a consultancy or business analysis assignment? How could these be overcome?

Answer :

Kesulitan utama yang dihadapi oleh seorang manager dalam proyek ini adalah manager akan kesulitan menentukan requirement yang diharapkan oleh kostumer, diarenakan dari pihak kostumer belum mampu menjelaskan kebutuhan yang sebenarnya dibutuhkan karena kostumer adalah orang yang awam dalam teknologi informasi. Untuk mengatasi masalah ini seorang manager bisa menerapkan metode prototyping dalam pengembangan aplikasi yang diinginkan oleh kostumer, sehingga kostumer bisa memiliki gambaran yang jelas mengenai system yang diharapkannya. Namun harus ada pembatasan pembuatan prototyping system, agar tdak pengembangannya dapat dicontrol.

Referensi :
Project Management for Information Systems 5th Edition by Cadle and Yeates (halaman 3 – 11)