Tugas 1 Manajemen Proyek Teknologi Informasi

Resume, Perbedaan, serta Contoh Proyek TI & Non-TI

Mind maps Perbedaan Proyek TI & Non-TI

Proyek TI dan Non TI

Baiklah, sebelum bicara banyak mengenai Proyek TI dan Non TI, tentunya kita harus tahu dulu definisi proyek sendiri. Ada banyak definisi proyek yang saya kutip dari berbagai sumber, yakni :

Proyek adalah sebuah usaha keras yang bersifat temporary untuk membuat produk, jasa atau hasil yang unik. (Kathy Schwalbe). 

Proyek: beberapa rangkaian aktifitas dan pekerjaan yang
Memiliki tujuan spesifik yang harus diselesaikan dalam batas-batas spesifikasi yang sudah ditentukan
Memiliki ketentuan tanggal mulai dan tanggal berakhirnya
Memiliki keterbatasan pembiayaan
Menggunakan sumberdaya (seperti uang, orang, peralatan dll)

(Harold Kerzner).

Proyek adalah usaha temporer untuk membangun produk atau layanan unik. Proyek biasanya memiliki batasan dan risiko terkait dengan biaya, jadwal, atau kinerja hasil. ( James R. Chapman(1997).

Proyek adalah sekumpulan kegiatan unik yang saling terkoordinasi, dengan titik awal dan akhir yang ditetapkan, dilaksanakan oleh individu atau tim untuk mencapai tujuan tertentu dengan parameter jadwal, biaya dan kinerja seperti yang dinyatakan di business case. (Office Government Commerce,”Project Management,”) 

Proyek adalah sekumpulan usaha dari beberapa stakeholder yang terlibat yang saling bekerja sama untuk mencapai goal tertentu. Goal dari dari sekumpulan usaha ini tentunya adalah sebuah produk(Burhan.2012).

Bicara tentang proyek, maka kita tidak bisa dipisahkan dengan yang namanya proyek TI. Karena secara tidak langsung kita sebagai orang TI kita akan dihadapkan dengan proyek ini. Proyek tidak hanya proyek TI saja melainkan ada proyek-proyek lain yang notabene bisa disebut dengan proyek Non-TI. Yang artinya proyek ini masih belum menerapkan TI dalam proses bisnisnya. Perbedaan mendasar inilah yang membedakan proyek TI dengan Non-TI. Berikut saya jabarkan apa saja perbedaan antara proyek TI dan Non-TI :

PROYEK TI	PROYEK NON TI
Lebih kepada pemenuhan kebutuhan strategis pemerintahan	Masih belum menggunakan solusi berbasis TIK dalam pemenuhan kebutuhanya
Memiliki dukungan kepemilikan	Belum menggunakan proses dan metodologi yang didukung oleh TI
Memiliki tanggal mulai dan tanggal berakhir yang spesifik	Project tidak terintegrasi dengan fungsi bisnis yang terjadi
Ruang lingkup yang terdefinisi dan terdokumentasi	Stakeholder yang terlibat lebih sedikit, namun lebih mudah teridentifikasi
Memiliki anggaran yang terbatas	Resiko : pengelolaan buruk, tapi dampak negatifnya sedikit
Hasil akhir yang spesifik	System pendanaan dan penjadwalan proyek sangat bagus
Memiliki batasan kualitas	System kerja (staffing) full time
Menggunakan solusi berbasis TIK
Menggunakan proses dan metodologi yang didukung oleh TI

Jadi,  memang sudah jelas bahwa perbedaan mendasar dari proyek TI dan proyek Non-TI adalah keterlibatan teknologi informasi (IT) dalam setiap proses bisnis yang dijalankan di masing-masing proyek disamping juga resiko-resiko, scope dan project structure yang dimiliki masing-masing proyek.

Referensi :
Pdf  Teori dan praktik manajemen proyek TIK (modul 7)
Slide ppt materi pertemuan 1 kelas MPTI C

CONTOH PROYEK TI DI DUNIA

Proyek Jaringan Pemerintah Daerah di Brasil: Piraí Digital Project Proyek jaringan pemerintah daerah diawali dari prinsip ―penyampaian layanan yang disesuaikan dengan kebutuhan daerah dan pengintegrasian TIK dengan kegiatan pembangunan sosial dan ekonomi yang lebih luas.‖ Pirai adalah daerah pedalaman di negara bagian Rio de Janeiro, Brasil. Disana terdapat sekitar 25.000 penduduk. Di akhir 1990-an Pirai Digital Project dimulai dengan sedikit bantuan dari Pemerintah Federal untuk memodernisasi kantor pajak daerah. Targetnya adalah untuk memperbaiki fasilitas telekomunikasi, yang pada saat itu hanya menggunakan dua saluran telepon dan dua komputer, ke jaringan IP hybrid fixed-wireless untuk menghubungkan kantor-kantor pemerintah. Namun ketika disadari bahwa konektivitas broadband dapat diperluas ke area yang lebih besar dengan hanya sedikit tambahan biaya, komite masyarakat yang meliputi otoritas pemerintah daerah dan perwakilan dari organisasi kemasyarakatan serta sektor swasta berkumpul untuk menyusun rencana memperluas jaringan nirkabel ke sebagian besar daerah Pirai sebagai bagian dari rencana yang lebih luas untuk melakukan diversifikasi ekonomi lokal dan menarik investasi baru. Ini diperlukan mengingat perusahaan listrik negara, yang merupakan pemberi kerja lokal terbesar, telah diprivatisasi dan mem-PHK-kan banyak pegawai. Proyek ini fokus pada empat bidang: e-government; pendidikan, termasuk pendidikan jarak jauh bekerja sama dengan konsorsium perguruan tinggi negeri), public access point, termasuk pelatihan bekerja sama dengan berbagai LSM, dan adopsi UKM.

Biaya proyek ini mencapai 33.600 USD, atau sekitar 2.800 USD per desa. Perguruan tinggi, LSM, dan perusahaan swasta berkontribusi dengan peralatan, pengembangan aplikasi, dan tenaga ahli dalam penerapan dan operasi jaringan daerah. Saat ini, jaringan ini telah memiliki lebih dari 50 titik broadband menghubungkan seluruh kantor pemerintah daerah dan sebagian besar sekolah dan perpustakaan umum. Jumlah public access point terus meningkat, dan sebuah perusahaan swasta dengan kepemilikan mayoritas daerah telah dibentuk untuk mengkomersialisasikan layanan ke kalangan bisnis dan rumah tangga Suksesnya proyek Pirai dikarenakan beberapa faktor berikut:  Kurangnya subsidi publik (diluar bantuan untuk memodernisasi kantor pajak) memaksa para pimpinan daerah untuk mencari sumber daya melalui kerja sama dengan berbagai pihak baik dari sektor swasta dan masyarakat sipil. Bantuan yang diterima berupa kombinasi dari in-kind contribution, kemitraan, dan anggaran kota yang terbatas. Penggunaan teknologi hemat biaya pada lapisan transpor (yaitu WLAN) dan lapisan terminal (yaitu FOSS) sangat menurunkan biaya di depan, memungkinkan Pirai untuk menyediakan layanan broadband dimana operator kabel tradisional dan DSL tidak dapat menjustifikasi investasi tersebut.  Kepemimpinan daerah, tata kelola yang baik, serta modal sosial yang kuat memungkinkan manajemen dan perencanaan proyek secara kolektif, berkontribusi terhadap layanan yang lebih baik sesuai kebutuhan daerah. Sumber: Diadaptasi dari Hernan Galperin dan Bruce Girard, ―Microtelcos in Latin America and the Carribean,‖ dalam Digital Poverty: Latin American and Caribbean Perspectives, ed. Hernan Galperin and Judith Mariscal (Warwickshire: Intermediate Technology Publications and Ottawa: International Development Research Centre, 2007), 105-107. Proyek Pirai Digital memperlihatkan bahwa komponen terpenting dari proyek bukanlah        pemasangan sistem TI tetapi penyampaiannya ke pengguna dan perluasannya untuk berhubungan dengan sistem lainnya. Tahapan manajemen proyek TIKP meliputi: Perencanaan, Implementasi, Pengawasan, dan Evaluasi. Beberapa istilah lain seringkali digunakan untuk merujuk kepada fase-fase tersebut, seperti berikut: Pemrograman – Inisiasi proyek, Envisioning Perencanaan – Perancangan dan Perencanaan dan Pengarahan Proyek Implementasi – Eksekusi Pengawasan – (Mid-term) Review, Kontrol Evaluasi – Tinjauan Akhir atau Tinjauan Eksternal Penutupan Proyek (merujuk pada akhir administratif proyek) – Cut-over to Operations.

Otomasi Back office: Meningkatkan Efisiensi dan Penyampaian Layanan Mengotomasi proses-proses pemerintah akan cukup menantang bagi negara berkembang dimana sebagian besar memiliki birokrasi yang tidak efisien, korup dan bobrok. Pada kasus demikian, pengembangan sistem elektronik tidak hanya terkait masalah teknologi informasi, tapi juga mencakup perlunya kajian kebutuhan dan rekayasa ulang administrasi pemerintahan, penyimpanan catatan, dan manajemen pengetahuan. Proses ini menentukan sukses-tidaknya proyek e-government. Meskipun demikian, pemerintah nasional dan daerah di negara-negara seperti India, Filipina, Chile, dan Brasil telah mengimplementasikan otomasi proses pengadaan, administrasi pajak, dan sistem pemerintah lainnya dengan komprehensif. Jenis reformasi seperti ini meningkatkan akuntabilitas, transparansi, dan kepercayaan terhadap kemampuan pemerintah untuk menyampaikan layanan kepada masyarakat. Pemerintah Karnataka, India telah mengembangkan sistem pendataan lahan Bhoomi yang banyak dipuji. Dengan menggunakan teknologi identifikasi biometrik, scanning dokumen, dan kios informasi yang tersebar, sistem ini telah mengotomasi 20 juta surat tanah sejak penggunaannya di tahun 1998. Selain itu, negara bagian Bihar telah mengimplementasikan sistem perpajakan Sales Tax Administration Management Information Network Aided (STAMINA) yang memperbaiki penerimaan pajak penjualan dan membantu mencegah penghindaran pajak. Diimplementasikan secara bertahap, sistem ini telah meningkatkan pendapatan pajak negara bagian sejak 2001. Di Filipina, telah diimplementasikan sistem pengadaan elektronik yang memungkinkan pendaftaran pemasok dan lembaga pemerintah secara online, konfirmasi harga dan katalogisasi penawaran, serta pengajuan tawaran kontrak. Di portal web pemerintah juga tersedia situs web e-Trade Biro Bea Cukai, yang menyediakan jaringan logistik elektronik 24 jam untuk industri kargo negara. Proyek yang dilakuan oleh Kepolisian Nasional mendukung penggunaan SMS untuk memfasilitasi situasi darurat, pendataan keluhan, dan pengawasan korupsi oleh polisi dan lembaga publik lainnya. Di Chile, situs web Chile Compra menyediakan lembaga publik sebuah lokasi online tunggal untuk mengaksses informasi barang dan jasa. Situs ini memiliki fasilitas pengumuman kebutuhan pemerintah saat ini, pendaftaran online bagi perusahaan swasta yang ingin melakukan bisnis dengan pemerintah, serta informasi tentang pedoman dan peraturan pengadaan. Sebagai tambahan, tersedia forum diskusi online yang memungkinkan penyedia dengan lembaga pemerintah untuk mempelajari lebih jauh praktik terbaik, kontrak, serta berita dan informasi pengadaan lainnya. Sumber: Disadur dari John Paul, Robert Katz dan Sean Gallagher, Lessons from the Field. An Overview of the Current Uses of Information and Technologies for Development (World Resources Institute, 2004), 33. Proyek-proyek yang disebutkan di atas telah membawa perubahan yang signifikan dalam sistem dan proses pemerintah, memperbaiki penyampaian layanan di dalam maupun antar lembaga, penyampaian layanan ke sektor bisnis, serta penyampaian layanan kepada masyarakat. (brhn, 2012).